Guus Dutrieux over de zomerstorm

18-8-2015

Eén van die dingen waar je als organisator niet op zit te wachten is een zomerstorm tijdens je evenement. In 35 jaar is mij dat vier keer overkomen, waarvan drie keer bij Dunya Festival wat uiteindelijk leidde tot één verlate aanvang van het festival, één vervroegde beëindiging van het evenement en één keer waren wij genoodzaakt het gehele evenement te cancelen. Een besluit dat je als organisator alleen in een uiterste geval neemt, want een jaar lang voorbereiding en de mooie programmering vervliegt in een zucht. Maar op zo’n moment gaat veiligheid boven alles.

Een paar weken geleden overkwam het ons wéér. Op zaterdag 25 juli de finale dag van het vijfdaagse evenement Rotterdam Unlimited, met onder andere de Zomercarnaval Straatparade, twee openlucht hoofdpodia en diverse optredens in het centrum van de stad, werd Rotterdam getroffen door een zomerstorm.

Reeds dagen daarvoor volgden wij, in nauw contact met weersdeskundigen, de ontwikkelingen. Een venijnig lagedrukgebied met bijbehorende storing trok van zuidwest naar noordoost en gezien de instabiliteit van dit front was vooraf moeilijk te bepalen welke weg het front zou volgen. Koerswijzigingen waren zeker wel mogelijk, dus lang was onduidelijk wat voor ons de impact zou zijn.

Verschillende scenario’s werden in korte tijd opgesteld. Verplaatsing van het totale programma naar een andere dag was niet realistisch. Daarvoor is het evenement te groot, te complex en de infrastructuur te omvangrijk. De Zomercarnaval Straatparade kan tot een windkracht 5 op een veilige manier plaatsvinden, de podiumprogrammering was realistisch tot windkracht 7. Er moest echter rekening gehouden worden met windstoten tot 90 kilometer per uur. Onduidelijk was tot de ochtend voor het festival op welk tijdstip de storm met welke intensiteit het centrum van Rotterdam zou treffen. Binnen de scenario’s is gekeken naar inkorting van het evenement tot aan verplaatsing in tijd van de verschillende onderdelen, dat alles binnen de in de vergunning opgenomen begin- en eindtijden.

Op vrijdagavond, de avond voor de finaledag, is een ieder geïnformeerd over de mogelijkheid dat het meest extreme scenario realiteit zou kunnen worden, annulering van het volledige zaterdagprogramma.

1. Via reguliere en sociale media werd het publiek op de hoogte gebracht van de mogelijkheid dat het programma geen doorgang zou vinden. Een ieder werd geadviseerd om de volgende ochtend te kijken op teletekst, sociale media of te luisteren naar de berichtgeving op radiostations, alvorens te vertrekken naar Rotterdam.

2. Alle artiesten en de deelnemende carnavalsgroepen zijn direct benaderd met de melding dat het programma wellicht gewijzigd of gecanceld kan worden.

3. Alle kraamhouders van de festivalmarkt zijn direct benaderd.

4. Alle vervoerders en media ontvingen de nodige voorinformatie.

5. Alle leveranciers zijn op de hoogte gesteld dat een mogelijke versnelde afbouw tot de mogelijkheden behoort.

6. Dit alles geschiede uiteraard in nauw contact met de gemeentelijke overheid en de verschillende diensten.

Het definitieve “go of no-go” moment was zaterdagmorgen om 05:00 uur. Op dat moment kon definitief vastgesteld worden welke baan de zomerstorm zou volgen en wat de impact zou zijn voor het centrum van Rotterdam. Gedurende de nacht van vrijdag op zaterdag zijn alle communicatietrajecten richting publiek en alle betrokkenen in stelling gebracht en alle voorbereidingen werden getroffen om, zo nodig, het totale evenemententerrein, lees het gehele centrum van Rotterdam, te ontdoen van alle objecten die, gedurende een storm, schade of letsel kunnen veroorzaken.

Helaas waren alle voorbereidingen niet voor niets, om 05:00 uur bleek dat de zomerstorm het centrum van Rotterdam in alle hevigheid zou treffen en in dusdanige heftigheid en tijdsbestek dat verschuiving van programma-onderdelen niet tot de mogelijkheden behoorde. Met windstoten tot 90 km per uur is niet alleen de Zomercarnaval Straatparade te fragiel, ook de podia moesten ontmanteld worden.

Om 05:15 uur is in samenspraak met de Bestuursdienst van de gemeente Rotterdam besloten dat het evenement stilgelegd moet worden, de finaledag van Rotterdam Unlimited en de Zomercarnaval Straatparade 2015 kwamen volledig te vervallen. En dan moet je ervoor zorgen dat een ieder goed geïnformeerd wordt, om 05:30 uur kwam er een goed geoliede machine op gang waarop ik tot op de dag van vandaag trots op ben.

1. Allereerst moet vooral het publiek goed geïnformeerd worden. Voorkomen moest worden dat het publiek onnodig naar Rotterdam zou komen. Niet alleen vanwege het vervallen van het programma, maar ook vanwege de extreme weersomstandigheden die op komst waren. Door de goede voorbereidingen en de geweldige samenwerking met de media en de vervoerders was geheel Nederland al vroeg op de dag goed geïnformeerd. De communicatie verliep via de sociale media, ANP en teletekst, regionale en landelijke radio en televisie, door meldingen op de stations van de NS en van de RET, in metro en bussen. Slechts weinigen hebben de overvloed aan communicatieboodschappen gemist, waardoor is voorkomen dat men massaal onnodig de deur uit is gegaan.

2. Alle genodigden en alle mensen waarvan wij over de nodige gegevens beschikten zijn direct benaderd via SMS, DM en email. Binnen enkele minuten zijn duizenden direct en persoonlijk benaderd.

3. Alle deelnemende carnavalsgroepen zijn persoonlijk benaderd, wat op dat moment niet alleen informatief was maar ook een hoog ondersteunende functie vervulde. Voor 2.500 deelnemers vervloog een jaar van voorbereiding in enkele minuten.

4. Alle artiesten met gevolg zijn direct op de hoogte gesteld. Het betrof hier niet alleen de artiesten van hoofdpodia, maar ook de internationale en culturele partners in de parade alsmede alle straatoptredens in het centrum van de stad.

5. Alle kraamhouders van de festivalmarkt zijn direct en persoonlijk benaderd.

6. Alle leveranciers werden in stelling gebracht om zo’n 80% van, de in vier dagen opgebouwde, voorzieningen en infrastructuur in 8 uur, dus voor de storm, af te breken en af te voeren.

7. Alle sponsoren zijn direct en persoonlijk op de hoogte gebracht.

8. Inzet speciaal sociale media team om alle vragen te beantwoorden.

Omdat een ieder de avond ervoor al geattendeerd was over de mogelijkheid dat het evenement gecanceld zou kunnen worden, was het relatief eenvoudig om een ieder snel, direct en effectief te informeren. Communicatie was het primaire instrument tijdens deze gebeurtenis gevolgd door een professioneel team en een goed werkend veiligheidsplan.

Met trots en respect kijk ik naar de belangrijkste actoren, het team van Ducos Productions en Stichting Zomercarnaval Nederland, de crew van Production Factory, alle leveranciers, de samenwerkingspartners, de gemeentelijke diensten en last but not least de gemeentelijke overheid.

Deze trots is echter relatief, omdat veel schoonheid door de zomerstorm vervlogen is. Een mooie programmering, een veelkleurige Straatparade en een massale viering van onze pluriforme samenleving is ons allen onthouden. Hoe liever waren wij allen daar trots op geweest. Maar met vertrouwen kijken wij vooruit naar de komende editie van Rotterdam Unlimited van 25 t/m 30 juli 2016 met de Zomercarnaval Straatparade op zaterdag 30 juli.

Share this post on social media: